Welk werk in jouw bedrijf gaat elke week hetzelfde?
Het kost niemand veel denkwerk, maar wel elke week uren. En het loopt vast zodra iemand ziek is of het druk heeft.
Overtypen
Een aanvraag uit de mail in je offertesysteem zetten. Een order uit de webshop in je boekhouding.
Dezelfde mail
Elke dag dezelfde vragen in de inbox, en elke keer weer hetzelfde antwoord typen.
Maandelijkse rapportage
Cijfers uit vier systemen bij elkaar zoeken, voor een overzicht dat er elke maand hetzelfde uitziet.
Achterstand
Werk dat blijft liggen tot iemand tijd heeft. Klanten die wachten op een offerte of antwoord.
Foutgevoelig werk
Een vergeten bijlage, een typefout in een bedrag, een stap die wordt overgeslagen.
Werk dat aan een persoon hangt
Alleen een collega weet hoe het moet. Is die er niet, dan staat het stil.
Welk werk kun je door AI laten uitvoeren?
Dit zijn de taken die we het vaakst tegenkomen. Welke bij jou de moeite waard zijn, bepalen we samen.
Offertes en orders klaarzetten
Aanvraag binnen, gegevens opgezocht, concept klaar. Jij controleert en verstuurt.
- Prijzen en klantgegevens uit je eigen systemen
- Het concept staat klaar in het systeem waar je al werkt
- Versturen doet een mens
Mail lezen en afhandelen
Binnenkomende berichten worden gelezen, gesorteerd en voorbereid, of doorgezet naar de juiste persoon.
- Een gedeelde inbox die zichzelf sorteert
- Een conceptantwoord bij elke standaardvraag
- Wat aandacht vraagt, komt bij een collega
Gegevens tussen systemen
Van webshop naar boekhouding, van formulier naar CRM. Zonder overtypen en zonder vergeten.
Rapportages en overzichten
Cijfers uit meerdere bronnen bij elkaar. Elke maandag hetzelfde overzicht in je mailbox.
Documenten uitlezen
Bonnen, pakbonnen en contracten worden gelezen. De juiste velden gaan je systeem in.
Klantvragen beantwoorden
Terugkerende vragen via je website of telefoon, beantwoord uit je eigen informatie.
Naar AI-chatbots →
Leads opvolgen
Een nieuwe aanvraag krijgt direct antwoord en komt als taak bij de juiste collega.
Wij draaien en sturen bij
Meekijken wat goed en fout gaat, bijstellen en koppelingen bijhouden. Dat hoort bij het beheer.
Staat jouw proces er niet bij? Dat zegt niets over de haalbaarheid. Leg het ons voor. Dan kijken we eerst of automatiseren verstandig is, en of het zich terugverdient. Meer voorbeelden lees je in website-automatisering met AI.
Eerst getest op onszelf
Ons eigen bedrijf draait op dezelfde aanpak.
Wat is bedrijfsprocessen automatiseren met AI?
Terugkerend, handmatig werk laat je uitvoeren door software in plaats van met de hand. Je noemt het ook procesautomatisering, workflow-automatisering of AI-agents inzetten.
Vaste regels
Als dit gebeurt, doe dan dat. Prima voor een factuur die er altijd hetzelfde uitziet. Het loopt vast zodra er iets afwijkt.
Omgaan met variatie
AI leest een mail die net anders is geformuleerd en haalt gegevens uit een document zonder vast format. Zo komen processen in aanmerking die zich vroeger niet lieten automatiseren.
Allebei
De vaste stappen met regels, het lezen en inschatten met AI. En op de momenten die ertoe doen kijkt een mens mee.
Wat automatiseren je oplevert.
De winst zit zelden in een groot ding. Hij zit in vier dingen tegelijk, en die versterken elkaar.
Eerst tellen, dan bouwen. Een handeling van tien minuten die vijf keer per dag terugkomt, is aan het eind van het jaar meer dan tweehonderd uur. Hetzelfde kwartier bij een proces dat een keer per maand loopt, verdient de bouw nooit terug.
Pas nuttig als het bij je gegevens kan.
Hier gaat het bij de meeste automatiseringen mis. Daarom beginnen wij bij de gegevens, niet bij de AI.
Klinkt goed, klopt niet
De AI formuleert mooi, maar weet niet wat de voorraad is, welke prijs deze klant heeft of dat de order gisteren al weg is.
Uit de bron, terug naar de bron
De informatie komt uit het systeem waar het antwoord echt staat. Het resultaat gaat terug naar de plek waar je collega's al werken.
Koppelingen die we al bouwden
Tussen websites, webshops en bedrijfssystemen. Onder meer AFAS en WooCommerce, SnelStart, Realworks, Kolibri, Pararius Office en Realité.
Je krijgt van ons geen abonnement op een automatiseringsplatform. We zoeken uit welk werk zich laat overnemen, waar de gegevens vandaan komen en hoe je systemen daarvoor open moeten. Hetzelfde ambacht als ons WordPress-maatwerk.
Uit de praktijk.
Verschillende processen, dezelfde aanpak: uitzoeken welk werk zich herhaalt, aan de juiste bron koppelen en blijven bijsturen.
CMTC-OVM: een AI-assistent voor leden en bezoekers.
"Wij gebruiken nu ook hun AI chatbot en zien dat deze zich niet alleen aanpast aan de taal van de gebruiker maar ook aan het niveau van de gebruiker."cmtc P., Google-review
Een judoschool: de telefoon neemt zelf op
Een assistent beantwoordt vragen van leden en ouders. Hij is gekoppeld aan de lesroosters: welke les wanneer, voor welke leeftijd, en wanneer er geen training is. Die koppeling maakte het werk lastig, en precies die koppeling zorgt dat de antwoorden kloppen.
Klein beginnen. Dan doorbouwen.
Automatiseren mislukt zelden op de techniek. Het mislukt op het verkeerde proces, of doordat niemand het bijhoudt. Daarom werken we in stappen, en zie je onderweg wat je krijgt.
Uitzoeken welk werk zich herhaalt
Welke handelingen komen elke week terug, hoeveel tijd kosten ze en waar gaat het mis? Processen die zelden lopen of steeds anders gaan, vallen hier al af.
Een proces kiezen, met een vaste prijs
We pakken het proces dat het meeste oplevert en maken het helemaal af, in plaats van vijf half. Je weet vooraf wat het kost.
Koppelen aan je systemen
Webshop, boekhouding, CRM of planning. We leggen samen vast wat de automatisering zelf mag afronden en waar een mens eerst kijkt. Die grens bepaal jij.
Live, en daarna bijhouden
Processen veranderen en systemen krijgen updates. Wij kijken mee en sturen bij, zodat het over een half jaar nog steeds het juiste doet. Net als bij ons WordPress-onderhoud.
Het volgende proces
Werkt het, dan pakken we het volgende op. Wat we bij het eerste leerden, maakt het tweede sneller.
Waar het in de praktijk het meest oplevert.
Waar veel van hetzelfde langskomt. Niet omdat de techniek per branche verschilt, maar omdat het werk er vaak genoeg terugkomt.
Orders, retouren en facturen
Ze lopen heen en weer tussen je webshop en je boekhouding. Bovenop de koppeling handelt AI de uitzonderingen af: een order die niet matcht, een retour die aandacht vraagt.
Objecten en aanvragen
Objectgegevens, bezichtigingsaanvragen en documenten tussen portalen en je site. Met Realworks, Pararius Office, Kolibri en Realité als bron.
Steeds dezelfde vragen
Wanneer kan ik terecht, wat kost het, hoe meld ik me aan. Dat laat zich goed overnemen zodra de agenda of het rooster gekoppeld is.
Veel mailverkeer? Komen er in een gedeelde inbox dagelijks tientallen berichten binnen die gesorteerd, beantwoord of doorgezet moeten worden, dan is dat vaak het proces dat zich als eerste terugverdient.
Eerlijk: soms moet je niet automatiseren.
We bouwen het liever niet als het niets oplost. Dat zeggen we dan ook.
Automatiseren loont als
- Het werk vaak terugkomt, elke week of elke dag
- Het volgens vaste stappen verloopt
- Fouten vervelend of duur zijn
- De gegevens in een systeem staan dat te koppelen is
Beter niet, of nog niet
- Het proces loopt een paar keer per jaar
- Het werk gaat elke keer anders: advies, onderhandelen, aanvoelen wat er speelt
- Het proces zelf is onduidelijk. Automatiseren maakt rommel alleen sneller
- De kennis zit alleen in de hoofden van je mensen
In die gevallen kijken we of advies over de aanpak je nu meer oplevert dan een bouwtraject.
Wat kost het automatiseren van bedrijfsprocessen?
Een proces met een koppeling is iets anders dan een keten door vier systemen. Daarom geen bedrag op deze pagina, wel een vaste prijs voor jouw proces voordat we beginnen.
Wat de automatisering zelf afrondt
Van voorbereiden tot volledig afhandelen. Een concept klaarzetten dat jij controleert, is minder werk dan een proces dat van begin tot eind zelf loopt.
Koppelingen met je systemen
Webshop, boekhouding, CRM of planning. Elk systeem dat meedoet is een koppeling. Hoe meer bronnen, hoe meer uitzoekwerk vooraf.
Verbruik en beheer
Een proces dat honderden keren per maand draait, verbruikt meer dan een dat twintig keer loopt. En een automatisering die goed blijft werken, wordt bijgehouden.
Je eerste proces, met een vaste prijs
In een gratis adviesgesprek lopen we je week door: welke handelingen zich herhalen, hoeveel tijd ze kosten en of je systemen te koppelen zijn. Daarna weet je welk proces zich het snelst terugverdient, en wat het kost. Is er geen proces dat loont, dan zeggen we dat. Wil je een gevoel bij de markt? Lees ons kostenoverzicht van AI-automatisering (marktcijfers, geen prijslijst van ons).
Meer AI voor je bedrijf.
Automatisering werkt vaak samen met een chatbot, een telefoonassistent of een agent.
AI-agents
Een digitale collega voor een vaste taak. Hij zet het werk klaar, een medewerker kijkt na en verstuurt.
Naar AI-agents →AI-chatbot
Direct antwoord voor je bezoekers, ook buiten kantooruren. Uit jouw eigen informatie.
Naar AI-chatbots →AI-telefoonassistent
De telefoon wordt opgenomen, ook als jij niet kunt.
Naar AI-telefoonassistent →AI-advies
Waar begin je? We brengen in kaart waar AI bij jou het meeste oplevert.
Naar AI-advies →
Alle AI-diensten
Het overzicht van wat we met AI bouwen, en hoe we het zelf gebruiken.
Naar AI →Wat klanten zeggen.
"Als wij bellen dan kan praktisch altijd het probleem direct worden aangepakt en ook vaak direct worden opgelost."
"Cas van Eijkeren is zeer proactief, denkt continu mee en neemt uitgebreid de tijd om alles tot in de puntjes door te nemen."
"Rob en zijn team zijn eerlijk. Ze helpen je snel en geven je tijdig een doorslag bij een development vraagstuk."
"Het zijn gewoon de technische collega's op afstand."
Veelgestelde vragen over bedrijfsprocessen automatiseren
Staat je vraag er niet bij? Bel 013 47 000 72.
Wat is bedrijfsprocessen automatiseren?
Terugkerende, handmatige taken laat je uitvoeren door software in plaats van door mensen. Denk aan offertes klaarzetten, gegevens van je webshop naar je boekhouding doorzetten, rapportages maken of standaardvragen beantwoorden. Het levert tijd op, minder fouten en meer overzicht, omdat je gegevens via hetzelfde pad lopen en actueel op een plek staan.
Welke processen kun je het beste als eerste automatiseren?
Werk dat vaak terugkomt, volgens vaste stappen verloopt en waar fouten vervelend zijn. Overtypen tussen systemen, offertes voorbereiden, mail sorteren en maandrapportages zijn typische eerste kandidaten. Reken eerst uit hoe vaak het draait: tien minuten, vijf keer per dag, is meer dan tweehonderd uur per jaar. Pak er een en maak die af voordat je uitbreidt.
Wat kost het automatiseren van bedrijfsprocessen?
Dat hangt af van het proces. De prijs bepalen vier dingen: hoeveel de automatisering zelf afrondt, hoeveel koppelingen nodig zijn, hoe vaak het proces per maand draait en het beheer. Er is een eenmalig deel (uitzoeken, bouwen en koppelen) en een maandelijks deel (draaiend houden en bijsturen). In een gratis adviesgesprek rekenen we het door, en je krijgt een vaste prijs voor je eerste proces.
Wat voegt AI toe aan gewone automatisering zoals Zapier of Make?
Klassieke automatisering werkt met vaste regels en loopt vast zodra iets afwijkt. AI kan omgaan met variatie: een mail die anders is geformuleerd, een document zonder vast format. Daardoor komen processen in aanmerking die met alleen regels niet lukten. In de praktijk combineer je beide: vaste stappen met regels, het lezen en inschatten met AI.
Moet ik mijn huidige systemen vervangen?
Nee. We bouwen op de systemen die je al gebruikt. We maken al jaren koppelingen met onder meer AFAS, SnelStart, Realworks en Kolibri. De automatisering haalt gegevens uit die bronnen en schrijft het resultaat terug naar de plek waar je collega's al werken.
Hoe lang duurt het voordat een automatisering draait?
Dat hangt vooral af van de koppelingen, niet van de AI. Een proces binnen een systeem is sneller klaar dan een keten door meerdere systemen waarvoor toegang geregeld moet worden. Omdat we met een proces beginnen, zie je snel of het in jouw praktijk werkt. In het adviesgesprek noemen we een termijn voor jouw situatie.
Wat gebeurt er als de automatisering een fout maakt?
Daarom leggen we vooraf vast wat de automatisering zelf mag afronden en waar een mens eerst kijkt. Bij gevoelige stappen, zoals iets naar een klant versturen of een bedrag vastleggen, zetten we standaard een controlemoment. Na livegang kijken we mee en sturen we bij. Dat hoort bij het maandelijkse beheer.
